E-poruke govore više nego što mislimo
Datum objave: 01.02.2012Datum zadnje izmjene: 10.02.2012
Bez e-pošte ne možemo zamisliti ni privatni niti poslovni život. Toliko smo se naviknuli na nju pa zaboravljamo da ima neka pravila i da ostavlja tragove.
Elektronička pošta uvijek djeluje grublje nego što zapravo jest ili bismo mi željeli da jest. Dodamo li tome i ljutnju, koja može proviriti iz neke zločeste opaske, možemo izazvati katastrofu. Pokušaj da poslovnu komunikaciju omekšamo duhovitošću, dodavanjem smješkića, boja ili velikih tiskanih slova može voditi daljnjim nesporazumima. Komunikacija e-mailom uopće nije jednostavna.
Humor teško putuje mrežom
Niz je studija, naime, pokazao da samo oko polovice pošiljatelja e-poruka uspijeva prenijeti humor, što često pokušavamo, ili sarkazam. Što je još gore, većina nema pojma da su im poruke nerazumljive ili pogrešno shvaćene. Da nešto možda nije u redu posumnjaju tek kad odgovora nema pa nema…
Prijenos informacija unutar poslovnog svijeta danas je mahom sveden na e-poštu. I kao što poslovna pisma koja se šalju poštom imaju svoje zakonitosti, tako ih ima i pisanje e-pošte. U oba je slučaja riječ o službenom dokumentu i u oba slučaju ostaju tragovi. Zašto onda već u drugi e-mail koji s nekim razmjenjujemo dodajemo smješkiće, ne provjeravamo pravopis i gramatiku ili, btw, pišemo u kraticama i jezikom struke?
Pročitati, pročitati i tek onda poslati
O tome koliki je postotak naše komunikacije neverbalan još se raspravlja pa se brojke kreću od 65 do čak 93 posto. Na žalost, koliko smo god vješti u pismenoj komunikaciji, ne možemo popuniti ni 10 posto nedostataka koje ona objektivno ima.
Zato je prvo i osnovno pravilo jednom do dva puta pročitati e-poruku koju smo sastavili, ako je moguće i na glas, da bismo dobili dojam o tonu koji prenosi. Imamo li dvojbi, zamolimo kolegu da je pročita i sugerira je li što nejasno ili neprimjereno. Kad je riječ o vrlo važnim porukama, dobro je prije slanja maknuti se od računala i pročitati poruku ponovno nakon 10-ak minuta. To posebno vrijedi ako smo ljutiti.
Osnove osnova e-komunikacije
Predmet mora jasno naznačiti o čemu je riječ, npr. naziv tvrtke – ponuda za suradnju.
Font treba biti neutralan, poput ariela (ili korporativni, ako je propisan). Ne mora se svima dopadati ono što se dopada nama. Veličina slova do 9 točaka je prihvatljiva, boja nije nužna.
Jezik e-pošte manje je formalan nego u običnim pismima, ali uljudan ton ne treba prelaziti u ležeran.
Jezik struke normalan je način komunikacije među stručnjacima, ali ako e-poruka mora proći neke filtre, ne možemo računati da će svi znati o čemu govorimo. Razuman pristup bit će dovoljan.
U tijelu poruke ne pišu se litanije. Nakon jasnog uvoda, najbolje bi bilo ograničiti se na jednu temu, a objašnjenje, ponudu ili popratne dokumente poslati u privitku. U slučaju više tema, redni brojevi su dobra opcija. Velika tiskana slova nisu! Ona u virtualnom svijetu znače vikanje.
Nepismeni su mailovi uvredljivi. Kad nismo sigurni kako se neka riječ piše, provjerimo. Uz opciju „provjera pravopisa“, kolege, rječnike, nema opravdanja za srdaćne pozdrve.
Poruka mora izgledati uredno i uređeno. Nakon što je ponovno pročitamo, obratimo pozornost na razmake između odlomaka.
Ne zaboravimo, nakon pozdrava i iskazivanja želje za daljnjom suradnjom, dodati kontakte u obliku e-posjetnice. I, naravno, e-poruke trebamo redovito čitati i odgovarati na njih, ma koliko to nekad bilo iscrpljujuće…
Sviđa ti se?
Klikni Like ukoliko ti se sviđa ovaj članak.
